Что такое заказ на размещение рекламы (Insertion Order)? Преимущества, советы и шаблоны

Бумажная работа часто может быть сложной задачей. Даже в такой динамичной и наполненной творчеством отрасли, как реклама, бумажная работа играет решающую роль в бесперебойном проведении кампании. 

Возможно, именно характер этой отрасли делает официальные документы столь важными. 

Когда есть место индивидуальным восприятиям, мнениям и вкусам, ведение рекламной кампании может быстро стать очень хаотичным. 

Именно тогда вы сможете вернуться и просмотреть все, о чем договорились перед началом работы, и избежать недоразумений. Конечно, только если вы подписали заказ на вставку.

В этом посте мы расскажем о том, как это сделать:

• Что такое заказ на вставку (IO)?
• Почему это обязательное условие любой рекламной сделки?
• Чем он отличается от заказа на поставку и счета-фактуры
• И дайте несколько советов по правильному проведению IO

Определение порядка вставки

Что такое приказ о вставке?

Заказ на размещение - это документ, обычно подписываемый рекламодателем и издателем (или рекламодателем и поставщиком рекламных услуг), который содержит детали рекламной кампании. Подписывая IO, обе стороны соглашаются на проведение сделки.

Проще говоря, это юридический документ, в котором указано, как должна проводиться конкретная рекламная кампания.

Что включать в заказ на вставку?

Если вы анализировали несколько различных заказов на вставку, то наверняка заметили, что ни один из них не похож на другой. 

Единого шаблона для заказов на вставку не существует, но есть рекомендации, что включить, чтобы свести к минимуму возможность недоразумений в будущем.

Как правило, IO предоставляет следующее:

• Информация об издателе/провайдере рекламных услуг - название, адрес, контактная информация.

• Имя учетной записи клиента и номер IO.
• Информация о рекламодателе - название компании, имя и электронная почта контактного лица, адрес компании, страна.

• Детали услуги - название канала/сервиса, страна, в которой будут показываться объявления, период проведения кампании (даты начала и окончания), тип кампании, медиабюджет и общая стоимость рекламной кампании.
• Другая соответствующая информация о заказе, описывающая обязанности обеих сторон.

Шаблон заказа на вставку

Кто выдает ордер на вставку?

Как правило, не существует строгих правил относительно того, кто должен выдавать заказ на вставку. Его может подготовить рекламодатель, издатель или поставщик рекламных услуг/агентство.

Это скорее взаимное соглашение о том, кто это делает, и зависит от конкретной ситуации.

Примечание: в Eskimi заказ на вставку всегда выдается командой рекламных операций после того, как обе стороны согласуют детали кампании. Получив от клиента подписанную копию, команда может приступить к подготовке и запуску рекламной кампании.

Имеет ли приказ о вставке юридическую силу?

Да, заказ на вставку - это юридически обязывающее соглашение, и любые изменения в нем должны быть записаны и подписаны обеими сторонами.

IO - это гарантия того, что, подтверждая окончательные детали заказа, и клиент, и поставщик услуг понимают и подтверждают правила и детали кампании.

Заказ на вставку по сравнению с заказом на поставку по сравнению со счетом-фактурой: основные различия

Спутать IO, Purchase Order и Invoice не так уж сложно, и, похоже, многие так и делают.

Давайте рассмотрим их три рядом, чтобы понять, чем они отличаются друг от друга.

‍

Назначение

Понимание назначения заказов на вставку, заказов на поставку и счетов-фактур помогает отличить их друг от друга.

Заказ на вставку очень похож на заказ на поставку - можно даже сказать, что это одно и то же. 

Однако основное различие между IO и PO заключается в том, что Insertion Order используется в основном в рекламной индустрии, в то время как Purchase Order широко применяется для согласования любых других сделок между покупателем и продавцом в различных отраслях. Тем не менее, они оба определяют, что должно быть сделано для выполнения заказа.

Счет-фактура, с другой стороны, везде служит одной и той же цели. Это документ, который продавцы выставляют покупателям, независимо от отрасли, в которой они работают, чтобы зафиксировать факт покупки и продемонстрировать обязательство клиента оплатить оказанные услуги/проданные товары.

Кто что выпускает?

Как уже упоминалось выше, заказ на вставку может быть выдан любой из сторон - издателями, рекламодателями или поставщиками рекламных услуг/агентствами - в зависимости от взаимного соглашения.

С заказами на поставку и счетами-фактурами дело обстоит немного иначе.

Заказы на поставку всегда выписывает покупатель, который хочет быть уверен, что получит именно то, что заказал, а счета-фактуры выставляет продавец, который хочет убедиться, что покупатель его оплатит.

Когда?

Наконец, одно из ключевых отличий - это время выдачи документов.

Заказы на вставку и на покупку оформляются до завершения заказа и содержат указания о том, как действовать дальше. Только когда обе стороны подписывают их, заказ может быть завершен.

Поскольку счет-фактура констатирует факт выполненного заказа и предоставляет покупателю реквизиты для оплаты, он всегда выставляется после завершения кампании или продажи товаров/услуг.

Зачем нужен заказ на вставку в рекламу?

Заказ на вставку - это обязательный документ, который гарантирует, что рекламодатели и издатели/провайдеры рекламных услуг находятся на одной волне относительно предстоящей рекламной кампании.

По сути, IO гарантирует, что все знают, что им предстоит получить. Он включает в себя даты начала и окончания рекламной кампании, бюджеты, типы объявлений, каналы и другие важные детали, которые заказ на вставку помогает установить еще до начала кампании.

Таким образом, IO позволяет рекламодателям выбирать оптимальные меры для достижения установленных KPI и лучше планировать свои бюджеты, а издателям и/или поставщикам услуг - лучше управлять денежными потоками и использовать эту информацию для оптимизации кампании для достижения наилучших результатов.

Преимущества заказа на вставку

Предоставляет возможность найти оптимальное решение

Прежде чем подписать заказ на размещение, обе стороны могут перечислить свои желания, потребности и ожидания от рекламной кампании.

Таким образом, рекламодатели могут получить помощь в выборе решений, которые могут работать лучше, основываясь на предыдущем опыте поставщика услуг, договориться о чем-то новом и даже контролировать, где размещаются их объявления.

Обеспечивает уверенность

IO помогает всем быть более контролируемыми. Он позволяет обеим сторонам заранее согласовать параметры кампании, не оставляя места для предположений и четко определяя, кто, когда и за сколько получит то или иное. 

Снижает риск недопонимания

По вышеуказанным причинам подписание заказа на вставку поможет избежать недоразумений между рекламодателем и поставщиком услуг во время и после проведения кампании. Если возникнут вопросы, они могут просто вернуться и проверить, что было оговорено, избежав неприятных ситуаций.

Дает зеленый свет на запуск рекламы

Заказ на размещение помогает всем быть на одной волне. Поскольку детали кампании ясны и согласованы, подписание заказа на размещение открывает все двери для запуска кампании с душевным спокойствием.

Предотвращает рекламное мошенничество

Предполагается, что ежегодные расходы на рекламное мошенничество вырастут до 100 миллиардов долларов в 2023 году (по сравнению с 35 миллиардами долларов в 2018 году). Сотрудничество с издателями или поставщиками рекламных услуг может помочь рекламодателям минимизировать риск растраты рекламных бюджетов, заранее согласовав детали кампании и обеспечив чувство безопасности.

Советы по подготовке заказа на вставку

1. Четко представляйте, чего вы хотите

Точное определение того, чего вы хотите добиться с помощью конкретной рекламной кампании, является одним из ключевых моментов при подготовке заявки на вставку. 

В идеале вы должны понять это еще до обращения в агентство или к поставщику рекламных услуг (или хотя бы знать, в каком направлении вы хотите двигаться). Четко определив свои цели, вы снизите вероятность возможного недопонимания и значительно сократите время обсуждения.

Кроме того, четкое видение может помочь поставщикам услуг предложить вам лучшие решения и предложения, что приведет к более успешному проведению кампании.

2. Убедитесь, что IO включает все необходимые детали

Поскольку заказ на вставку - это, по сути, документально оформленная рекламная кампания, перед его подписанием обязательно изучите все важные детали. Упущение чего-либо может повлиять на конечный результат.

Проверьте, содержит ли она информацию о канале или имени службы (например, DSP, Youtube и т. д.), даты начала и окончания кампании, тип рекламной кампании, все необходимые контактные данные и медиабюджет. 

Это необходимо для обеих сторон, чтобы предотвратить возможные конфликты в будущем.

3. Будьте проще

Insertion Order был создан для того, чтобы сделать соглашение и весь процесс более гладким, поэтому нет необходимости усложнять его.

Убедитесь, что ордер на вставку, который вы собираетесь подписать, максимально понятен. Если вы прочитали его и нашли что-то непонятное или неясное, это знак пересмотреть его.

Уточните этот вопрос до начала кампании, чтобы все были на одной волне до запуска рекламы.

4. Документируйте каждое изменение

Хотя подписание заказа на вставку является заключительным этапом сделки, нельзя сказать, что вы высекаете эту информацию на камне. 

При необходимости IO может быть обновлен и, фактически, должен быть обновлен, если вы случайно согласовали какие-либо изменения в первоначальном заказе на вставку.

После подтверждения обеими сторонами создается новый IO, который должен быть подписан всеми участниками.

5. Удостоверьтесь в этом обеими сторонами

Это может показаться очевидным, но так бывает - иногда заказы на вставку подписывает только одна сторона.

Зачастую именно эта ситуация создает дополнительные проблемы для поставщиков услуг, поскольку рекламодатели склонны пропускать этот этап сделки. 

Однако подписание IO является ОБЯЗАТЕЛЬНЫМ для обеих сторон и должно быть сделано, как только прояснятся все детали кампании.

Примечание: В Eskimi вы не сможете запустить рекламную кампанию, не подписав предварительно заказ на вставку.

Заключение

Как бы сложно это ни звучало, на самом деле порядок вставки - это то, что все упрощает.

Если все будут на одной волне, это может значительно улучшить рекламный процесс и даже положить начало долгосрочным партнерским отношениям между рекламодателями, издателями и/или поставщиками рекламных услуг.

Подписание заказа на вставку гарантирует, что обе стороны довольны согласованными деталями и готовы к достижению своих целей.

Если вы ищете эффективные и действенные способы повышения эффективности, свяжитесь с командой Eskimi или закажите демонстрацию, чтобы начать.